Die Grundformel
Die Rechnung beginnt mit dem aktuellen Prozessvolumen. Nicht das gesamte Gehalt, sondern nur der tatsächlich veränderbare Prozessanteil gehört in den Nutzen.
Konservatives Rechenbeispiel
Zwölf Mitarbeitende verbringen jeweils acht Stunden pro Woche mit einem wiederkehrenden Prozess. Bei 42 Euro Vollkosten pro Stunde und einer angenommenen Automatisierungsquote von 35 Prozent entstehen rund 145 freisetzbare Stunden pro Monat.
Das Brutto-Potenzial liegt in diesem Beispiel bei rund 6.110 Euro monatlich. Werden etwa 550 Euro für KI-Betrieb und technische Betreuung angesetzt, verbleibt eine rechnerische Nettoentlastung von rund 5.560 Euro. Ob daraus echte Einsparung oder zusätzliche Wachstumskapazität wird, hängt von der betrieblichen Nutzung ab.
| Variable | Beispielwert |
|---|---|
| Mitarbeitende | 12 |
| Routinezeit | 8 Std./Woche |
| Vollkostensatz | 42 €/Std. |
| Automatisierungsquote | 35 % |
| Nettoentlastung | ca. 5.560 €/Monat |
Kapazität ist nicht automatisch Cash
Eine vermiedene Stunde senkt nicht sofort die Lohnabrechnung. Wirtschaftlicher Nutzen entsteht beispielsweise durch weniger Überstunden, vermiedene Neueinstellungen, geringere Fremdleistung, kürzere Durchlaufzeiten oder mehr bearbeitetes Kundenvolumen.
Im Business Case sollten Kapazitätsgewinn und zahlungswirksame Kostensenkung deshalb getrennt ausgewiesen werden.
Mit drei Szenarien entscheiden
- Konservativ: niedrige Automatisierung, hohe Kontrolle, volle Betriebskosten
- Realistisch: im Pilot gemessene Qualität und Bearbeitungszeit
- Ambitioniert: optimierter Ablauf nach stabiler Lernphase
Welche Daten der Pilot liefern muss
- Vorgänge und manuelle Minuten vor der Automatisierung
- Anteil automatisch korrekt abgeschlossener Fälle
- Kontroll- und Nacharbeitszeit
- Modell-, Infrastruktur- und Werkzeugkosten je Vorgang
- Fehlerarten und geschätzte Fehlerfolgekosten
- Durchlaufzeit und erreichbares zusätzliches Volumen
Häufige Fragen
Welche Personalkosten gehören in die Rechnung?
Verwendet werden sollte ein betrieblicher Vollkostensatz, der neben dem Bruttogehalt auch Arbeitgeberanteile und angemessene Arbeitsplatz- sowie Overheadkosten berücksichtigt.
Darf jede eingesparte Stunde als Kostenersparnis gelten?
Nein. Zunächst entsteht freisetzbare Kapazität. Zu einer tatsächlichen Kostensenkung wird sie erst, wenn Überstunden, Fremdleistungen, Neueinstellungen oder andere Ausgaben vermieden werden.
Wie wird Nacharbeit berücksichtigt?
Kontroll- und Korrekturzeit wird von den automatisierten Stunden abgezogen oder als eigener Kostenblock angesetzt. Fehlerfolgekosten sollten bei risikoreichen Prozessen zusätzlich modelliert werden.
Welche Automatisierungsquote ist realistisch?
Ohne Prozessanalyse gibt es keinen seriösen Pauschalwert. Für eine erste Rechnung ist ein konservatives Szenario sinnvoll; anschließend wird die Quote mit realen Testfällen gemessen.
Quellen und weiterführende Informationen
Im kostenfreien Erstgespräch prüfen wir Volumen, Vollkosten und Automatisierbarkeit – ohne Tool-Pitch.
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